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摘 要:公文处理就是对公文的登记、领导签阅和督办,是公务活动的重要组成部分.本文结合办公室公文工作中的实际问题,运用现代化的一些手段来提高公文处理水平.

关 键 词 :公文处理;现代化手段;问题应对

[中图分类号]:C931.46 [文献标识码]:A

[文章编号]:1002-2139(2013)-30--01

公文处理是办公室一项基本工作,是上传下达的重要形式和手段.它即是一个单位工作不可或缺的组成部分,又是本单位各科室相互传达的重要方式有.如何高效、准确、快速地做好公文处理工作,提高其质量和效率,是办公室工作人员所要思考和研究的.本文从公文处理工作的实际出发, 讨论如何采用现代化手段来提高公文处理中出现的问题.

一、运用Office Word做好文件的登记工作

可以说公文&#

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22788;理工作的基础就是如何做好文件登记工作.登记是公文的初始环节,也是容易被忽视的地方.在实践中我发现本单位一直采用人工手写记录公文,这样常常会发现这样或那样的问题:首先,登记公文要花费大量时间.其次,查找公文不方便.文件少还好,如果文件数量多,一个一个查阅就非常麻烦.再次,手写记录需要记录人有较好的书写功底,要不然查阅起来常常让人头疼,不知道记录的到底写的是什么.最后,就是出现书写错误无法更改,或者更改起来麻烦.

经过一段时间的摸索,我运用Office Word重新设计了文件处理卡.并设计了存档文件目录.设计的存档文件目录格式与文件处理卡表格相对应,这样方便了登记,只要在文件处理卡上填写完相关信息,然后复制粘贴到存档文件目录上就可以了.这样事后查找相关文件时,只要在Word上的编辑查找输入相关文字信息便可轻而易举查到相关文件.

如图:

文 件 处 理 卡

收文时间 15:34 校办 转来 应完成时间

来文单位 来文文号 来 文 事 由

传阅

签字

日期

领 导 批 示

处 理 结 果

归 档 文 件 目 录

序号

收文

日期

来 文 处理

情况

来文单位 来文文号

来 文 事 由 文件情 况 承办单位 签收人

二、运用扫描机,科学有效地做好文件的传阅工作

文件传阅是办公室公文处理工作的一项中心环节,也是为领导、基层提供优质服务的具体体现,必须做到快捷、便利和准确.接收这项工作之前,下传文件一直让我感到苦恼.一是,纸张的浪费.有的文件达到上百页,如果复印的话必然会造成极大的消耗.二是,传阅文件不便捷.当遇到主管领导出差或是在外地时,文件就会被搁置,无法让上级文件、领导的指示精神,及时、准确的传递到位,无法正常的往下运行,降低了公文处理的时效性.三是,存档查阅容易造成丢失.当处理文件单位不慎把原文丢失,会造成不可挽回的损失.

基于以上几点,本人参考部分企事业的做法,建议采用扫描机来代替复印机.这样大大降低了纸张的损耗,大大提高了传阅时间性,大大避免了文件的丢失率.真正做到了高效、快捷和安全.

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三、运用互联网技术,使公文处理工作紧跟时代脚步

目前,互联网已经成为了提高办公作工作质量和效率的一种手段,在办公室工作中受到了越来越多的应用.面临新的时代趋势,公文处理的工作也要不断地推陈出新,要突破旧有的理念和想法,真正实现公文处理的现代化.我们所说的推陈出新不是全盘的否定,而是要在实践工作中,通过不断摸索、分析、来解决现有的不合理问题,这是公文处理工作不断发展的必经之路.在设计互联网公文处理系统的功能与构架上,要本着简单和实用出发,而又要与传统的纸质公文处理流程相同或相似,这样既保持了公文处理模式的延续性,又不会与实际需求之间产生太大的冲突;互联网流程与纸质文件流程的同步化,可以实现两种处理方式之间的互补,各取所长、互补不足.


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总而言之,在现代化高度发达的今天,如何提高公文处理水平,需要在实践中不断地摸索,要不断地总结经验、不断地加强锻炼.不过在提高现代化的公文处理,也要做到多动腿、多用脑,要有强烈的责任感和事业心,尽可能地减少失误.

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