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【摘 要】随着研究生招生规模的扩大,学院研究生秘书工作面临着巨大挑战,随之研究生秘书在沟通协调能力、自我调适及秘书专业技能等综合能力的各方面被赋予更高的要求.为了保证研究生秘书能适应地位与形势变化所具备的素质要求,必须对研究生进行有计划的培训和交流,加强对研究生秘书的管理和监督工作.

【关 键 词 】高校;研究生秘书;素质;提升途径

近些年来,由于我国高校研究生的招生规模越来越大,学校对学生的培养呈现多元化趋势,有一些高校甚至逐渐把研究生教学、科研和管理方面的工作下分到各个学院进行处理.研究生秘书在各院校主要承担着教学管理、学校教育和科研等重要工作,是高校研究生教育的一线工作人员,同时也是连接学校、研究生和导师的重要纽带.研究生秘书在工作中面对众多的工作任务,他们只有不断提升自我能力,才能在高校研究生教学管理活动中做出新的成绩.

一、研究生秘书的工作职责

研究生秘书是处理学位和研究生教育日常事务的教育职员,主要是协助该学院研究生主管教育开展的教育工作,主要包括如下职责:

(一)做好研究生招生、录取工作.协助所在学院领导制定的有关研究生招生计划和招生专业目录,组织和实施学院研究生招生的具体工作,包括:组织导师做好相关招生命题和阅卷工作、协助学院对研究生进行复试和录取工作.

(二)做好研究生的有关培养工作.做好调课、补课、考试、登录成绩等和研究生教务管理相关的工作;协助各专业制定或修订研究生课程教学大纲和培养方案;协助做好研究生的教学、社会实践等工作.

(三)做好研究生的学位工作.研究生秘书要负责各类研究生学位凯发首页答辩申请和学位凯发首页通讯评阅工作;学位凯发首页答辩、毕业资格审批等,并且协助学院做好学科的规划和建设以及学位授权点的申报、管理和评估工作.

(四)做好有关学籍和就业管理工作

做好研究生日常学籍管理工作,负责研究生每学期的注册、报到,按规定 请假、休学、奖惩、离校等相关的手续.

(五)做好研究生相关的其他工作

做好各类同研究生相关的资料归档和管理工作,还要对研究生各类表格数据进行统计填写、报送等.

二、研究生秘书在工作中的素质要求

(一)良好的职业道德和敬业精神.研究生秘书在工作中自觉树立爱岗敬业和谦虚的态度;对工作有信心;摆正自己的位置,埋头苦干.可以避免在繁杂的日常工作中出现差池影响学校和学校研究生的教育管理工作.只有研究生秘书有充足和旺盛的精力,才能在把饱满的热情积极的带到工作中去.

(二)良好的心理素质.在繁杂的工作面前研究生秘书要学会自我调节、始终保持乐观的心态;尊重研究生的权益,坚持“以人为本”建立良好的人际关系.在工作中对存在或者可能存在心理问题的学生进行重点观察对象,发现问题后及时对他们进行心理疏导.

(三)强烈的责任和服务意识.研究生秘书所体现的时效性和责任感强,使研究生秘书在工作中必须要树立责任意识,工作态度上保持认真严谨,办事做到实事求是,淡化权利意识.现在研究生秘书应该加强对学校研究生、院领导、

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导师的辅助工作,服从他们的指挥.

(四)科学管理意识.研究生从入学到毕业之间的各环节研究生秘书不仅要弄清楚,还要把它和自己工作及学校的发展目标结合在一起,从中摸索出规律并制定出科学的工作目标,使各项工作循序渐进、有条不紊的进行,避免出现盲目性和主观性.

(五)终身学习意识.面对当前各方面的竞争压力,研究生秘书必须认真学习相关学科的专业知识和基本理论,不断提高自己的理论和文化素养;在结合本院的实际情况的基础上,借鉴其他兄弟院校的理论经验,研究出适合本院的新途径和新方法.

三、如何提升研究生秘书素质

(一)重视研究生秘书岗位工作.(1)学校主动为研究生秘书创造学习的平台,组织岗位技能培训和经验交流.学校一方面开办研究生秘书培训班,组织学习研究生教育工作政策文件,提高办公自动化技能.另一方面推荐研究生秘书到兄弟院校进行实地考察,并开办经验交流会互相形成良性竞争氛围,提高研究生秘书整体水平.(2)完善管理制度.提高研究生秘书在学校的地位和待遇,对优秀研究生秘书学校不仅将其工作水平和态度计入个人考核内容中,在晋升和评级时给予一定的优待,还要给予其相应的物质精神奖励,为这些优秀的人才提供更多的机会.(3)营造宽松和谐的工作环境.院领导要树立 、平等、宽容的理念,在平时要注重与教职工的情感交流,正确对待教职工的优缺点并进行明确分工,形成互补,使学院教职工内部关系顺畅、政令畅通.


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(二)自觉强化工作意识.(1)强化责任和服务意识.研究生秘书作为面对院校研究生的一个重要的服务窗口,要求研究生秘书在工作中树立强烈的责任意识,认真严谨的工作态度,实事求是的作风,主动为研究生、导师、院领导服务,充分发挥研究生秘书的桥梁作用.(2)提升专业和综合素质.研究生秘书需要具备各项秘书的专业技能,他们可以在院领导提供的平台上自主学习,及时跟新业务知识,常与兄弟院校交流,取长补短.研究生秘书在工作中对沟通协调、人际交往、随机应变等方面要加强学习,通过锻炼不断积累经验来提升自己,来适应岗位的需求.


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总之,研究生秘书作为连接学校、导师和研究生之间不可缺少的桥梁,在培养研究生过程中扮演着重要角色,为了保障高校培养研究生工作的顺利开展,学校必须加强对研究生秘书素质的加强.

参考文献

[1] 赵玉香.浅析高校二级学院研究生秘书的素质要求[J].现代企业教育,2011(10).

[2] 卢燕君.高校二级学院研究生秘书的工作能力要求及提升策略探析[J].内江科技,2012(10).

[3] 刘翠琼.高校研究生秘书的工作职责、性质与素质要求[J].中国科教创新导刊,2010(14).

作者简介:景译卫,女,吉林农业大学马克思主义学院研究生秘书,思想政治教育硕士学位;李亚非,女,吉林农业大学马克思主义学院教学秘书,社会学硕士,助理研究员.

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